先日、金融機関の職員と「事務職の生産性を上げるには・・」との会話をしました。金融と税務では、何かの不正事件が発覚すると、管理文書が一枚増え、取引先へ署名押印をお願いしなければならない、しかも説明があったことの確認文書を交換しています。


（管理文書作成で残業）

　「言った」「聞いていない」との問題発生を防止するために文書を交換することは間接部門の事務系の宿命であります。業務ソフトプログラミングでは本来の業務ステップ作成は５％位で、後の９５％例外処理と誤謬防止のためのステップ云われています。医療機関・金融機関・税務機関でも同様で、責任の限定をするための事務処理が多い。


（でも、生産性を上げなければならない）

　管理文書が増えれば、それだけ業務コストが増加することは事実であります。そんな業務環境下でも生産性向上は至上命令であります。「徹底した合理化」と叫ばれても、制度変革を成されなければ、現場でのやれることには限度があると不満の声が聞こえてきます。


（ワンストップ事務処理）

　一枚一枚に自署押印することで時間がかかるなら、２０１５年からの「マイナンバー制度」と「電子印鑑・電子署名・個人認証制度」で、印鑑証明・所得証明書添付、自署押印の事務工数を減らせないかに期待をかけたい。また、現行の事務処理を前提に合理化を求めるのでなく、すべて根本から見直すゼロベースの考え方に立つ制度改革が行われなければ、日本の事務生産性は向上しないのではないか。




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