青色申告法人の帳簿書類の保存期間


●いつまで保存するのか？

年末や決算後になると、お客様から「書類は一体いつまで保存すればいいのですか？」と尋ねられることが良くあります。

その際には「決算書と申告書は　　　       　永久保存

総勘定元帳や仕訳帳などは　10年

領収書や請求書については　 7年間

保存してくだい。」と答えています。

これは、商法及び会社法では10年間、税法では7年間（一部5年間）帳簿書類を保存することを求めていることによるものです。

 

●商法及び会社法上の保存期間

平成18年5月に会社法が施行され、旧商法のうち会社に関することをまとめて会社法となりました。

現在は、個人は商法19条（商人の商業帳簿の保存期間）、会社は会社法432条（会社の会計帳簿の保存期間）に、いずれにおいても帳簿の保存期間は帳簿閉鎖時より10年間と定められています。

 

●法人税法上の保存期間

会社は、帳簿書類を備え付けて、その取引を記録し、その帳簿書類を保存することが求められています。（法126条１）

会社の帳簿書類は整理して、会社の事業年度の確定申告書の提出期限から７年間納税地に保存しなければなりません。

 

なお、帳簿書類とは下記のものをいいます。

イ　取引に関する帳簿、資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成された帳簿・・・具体的には総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など

ロ　その他の書類・・・棚卸帳、貸借対照表、損益計算書並びに決算に関して作成した書類

ハ　取引に関して受け取った書類・・・注文書、契約書、領収書、請求書、見積書、送り状など 

 

●帳簿書類の保存方法

帳簿書類の原則的な保存方法は、紙に印刷して保存する方法となります。従って、会計ソフトを用いて作成した帳簿書類についても、原則として紙にアウトプットして保存することになります。

ただし、保存期間の最後の２年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類（一定の書類については最後の4年間）は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができる特例もあります。（法規59③）

また、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けた時は、サーバ・DVD・CD等に記録し保存する方法、スキャナ読取りにより保存する方法、電子計算機出力マイクロフィルムによる保存方法も可能となります。（電子帳簿保存法5①②）

 

●消費税課税事業者の帳簿書類の保存
　消費税の課税事業者が仕入税額控除の適用を受けるためには、課税仕入れ等の事実を記載した帳簿及び請求書等（請求書と領収書）の両方を7年間保存する必要があります。

　なお、6年目と7年目についてはいずれか一方を保存すればよいこととされていますが、法人税や所得税との兼ね合いを考えると結局、両方7年間保存することになります。
　

●永久保存してもらいたい書類

帳簿書類の保存について、法律上は定められた保存期間、保存すれば適法なのですが、事業を継続させていく上で、後日確認が必要になるような重要書類は永久保存したいものです。

 

重要書類とは

例えば、決算書・申告書・定款・登記関連書類・免許許可関連書類・不動産取引に関する書類・その他の重要な契約書・申請書・届出書などは後日確認が必要な場合が出てきますので、処分せずに永久保存して頂きたいものです。